MOSTRE ED ESPOSIZIONI
L’esposizione di documenti appartenenti alle regioni, agli enti pubblici territoriali, nonché ad ogni altro ente ed istituto pubblico, oltre ai documenti appartenenti a collezioni e ad archivi privati che rivestono interesse culturale, è subordinata al rilascio dell’autorizzazione del Ministero della Cultura (ai sensi degli artt. 48, 66, 71 e 74 del Codice dei beni culturali e del paesaggio).
Il relativo procedimento presenta alcune particolarità a seconda del luogo ove si svolge la mostra o l’esposizione.
In Italia
Per le mostre e le esposizioni che si tengono sul territorio nazionale, l’adozione del provvedimento autorizzativo spetta alla Soprintendenza archivistica e bibliografica su delega della Direzione generale Archivi / Direzione generale Biblioteche e diritto d’autore.
Pertanto, gli enti pubblici ed i soggetti privati proprietari, possessori o detentori di beni dichiarati di interesse culturale che intendono dare in prestito uno o alcuni dei propri beni vigilati, devono presentare una richiesta di autorizzazione al prestito almeno 4 mesi prima dell’inizio della manifestazione.
Come evidenziato dalla Direzione generale Biblioteche e diritto d’autore con la nota prot. n. 7561 del 18 maggio 2021, è importante assicurare in primis la tutela del materiale, ad esempio: è opportuno effettuare un’attenta valutazione circa l’opportunità di concedere in prestito il bene nel caso una stessa opera fosse richiesta per mostre che si svolgono a breve distanza di tempo; non si potrà esporre un bene bibliografico per più di tre mesi consecutivi.
Nell’oggetto della richiesta vanno indicati il titolo, il luogo e la data dell’evento, mentre nel testo della lettera è opportuno evidenziare in grassetto l’eventuale necessità di particolari condizioni in merito alla tutela dell’opera.
L’istanza va poi corredata da:
- una copia della richiesta dell’Ente organizzatore della mostra per il materiale da esporre;
- un elenco completo dei documenti destinati all’evento con i loro principali dati identificativi (descrizione, data, segnatura inventariale, stato di conservazione, immagini fotografiche anche in formato digitale);
- il certificato di assicurazione dei beni (l’assicurazione è quella caratterizzata dalla formula “da chiodo a chiodo” e può essere sostituita dall’assunzione del rischio, da parte dello Stato, per gli eventi promossi dal Ministero della cultura o da enti pubblici con il patrocinio dello Stato);
- una scheda tecnica (facility report) nella quale siano indicate:
- finalità, durata, progetto tecnico-scientifico, località di partenza e di destinazione;
- le informazioni concernenti il richiedente il prestito (quali la ragione sociale e i recapiti);
- il nominativo del responsabile della custodia e del trasporto;
- le condizioni e procedure di imballaggio e di trasporto del materiale;
- le condizioni ambientali e di sicurezza di esposizione e conservazione dei beni (quali, ad esempio, illuminazione, temperatura, contenitori espositivi, sistemi di allarme e di sicurezza);
- la stima del valore dei beni;
- per i beni bibliografici, la Scheda movimento bene compilata in tutte le sue parti secondo quanto indicato dalla Direzione generale Biblioteche e diritto d’autore con la nota prot. n. 7561 del 18 maggio 2021.
Si segnala che, per la redazione della scheda tecnica, un documento di riferimento è rappresentato dall’Atto di indirizzo sui criteri tecnico-scientifici e sugli standard di funzionamento e sviluppo dei musei.
La Soprintendenza archivistica e bibliografica, ricevuta l’istanza, provvede alla valutazione del progetto tecnico-scientifico ispiratore della manifestazione, e all’accertamento della sussistenza delle garanzie necessarie alla tutela e conservazione dei beni da prestare.
In caso di riscontro positivo la Stessa autorizza il prestito entro il termine di 90 giorni, come previsto dal D.P.C.M. 22 dicembre 2010 n.271.
Alla chiusura della manifestazione espositiva i proprietari, possessori o detentori del materiale devono comunicare alla Soprintendenza l’avvenuta restituzione dello stesso.
Come previsto sempre dalla nota della Direzione generale Biblioteche e diritto d’autore prot. n. 7561 del 18 maggio 2021, si sottolinea la necessità, per la biblioteca interessata, di possedere una copia di sicurezza del bene (possibilmente una scansione ad alta definizione che nel caso vada a sostituire la copia posseduta su microfilm) al fine dell’accoglimento dell’istanza quando questa ha ad oggetto opere di elevato valore assicurativo (pari o superiore a 300.000 euro).
Con riferimento alla polizza assicurativa stipulata per il prestito, la Direzione Generale Biblioteche e diritto d’autore (nota prot. n. 7561 del 18 maggio 2021) mette a disposizione un documento contenente alcune specifiche clausole, spesso assenti o non chiaramente previste nella polizza assicurativa, che il Direttore dell’Istituto prestatore, qualora lo ritenga opportuno, può decidere di utilizzare facendolo sottoscrivere alla Compagnia assicuratrice; il documento sottoscritto va considerato parte integrante della polizza.
All’estero
Anche quando gli eventi espositivi vengono organizzati fuori dall’Italia gli enti pubblici ed i soggetti privati che intendono dare in prestito uno o alcuni dei propri beni vigilati devono presentare la loro richiesta di autorizzazione al prestito alla Soprintendenza archivistica e bibliografica territorialmente competente, almeno 4 mesi prima dell’inizio della manifestazione specificando, nell’oggetto della stessa, il titolo, il luogo e la data dell’evento e, nel testo, l’eventuale necessità di particolari condizioni in merito alla tutela dell’opera ed alla garanzia di restituzione.
Tuttavia, trattandosi di una manifestazione che richiede un’uscita temporanea del bene dal territorio italiano ed una conseguente maggiore garanzia di integrità e sicurezza per lo stesso (art. 66 del Codice), l’adozione del provvedimento finale non spetta alla Soprintendenza, ma rientra nel novero delle competenze della Direzione generale (DG Archivi o DG Biblioteche e diritto d’autore) a cui la Soprintendenza è tenuta a trasmettere la richiesta pervenutale, corredata dalla stessa documentazione prevista per la richiesta di autorizzazione al prestito per le mostre e le esposizioni che si tengono in Italia.
Pertanto, a differenza di quanto avviene per le mostre e le esposizioni che si tengono in Italia:
– è la citata Direzione generale a: valutare il progetto culturale ispiratore dell’evento; verificare la sussistenza delle garanzie necessarie alla conservazione dei beni; concedere l’autorizzazione entro 90 giorni dalla data di ricezione della richiesta;
– l’adozione del provvedimento autorizzativo non è sufficiente per il prestito essendo necessario, ai fini dell’uscita del materiale dal territorio nazionale, il rilascio di un attestato di circolazione temporanea (ex art. 71 del d.lgs. n. 42 del 2004) per il quale gli interessati devono presentare una nuova istanza, indicante:
- il valore dei singoli beni
- i dati identificativi ed anagrafici del responsabile della loro custodia all’estero
all’Ufficio Esportazione di Genova (email: sabap-met-ge.uffesportazione@cultura.gov.it – telefono +39 010 2718259) mediante apposita registrazione al SUE, il sistema informativo degli Uffici Esportazione.
Si allega qui una breve guida sul SUE e su come risolvere eventuali problematiche relative alla registrazione.
Il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea, entro 40 giorni dalla ricezione della richiesta, è subordinato:
– all’assicurazione dei beni per il valore indicato nell’istanza (per le mostre e le manifestazioni promosse all’estero dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti pubblici, dagli istituti italiani di cultura all’estero o da organismi sovranazionali, questa può essere sostituita dall’assunzione dei relativi rischi da parte dello Stato, ai sensi dell’art. 48, c. 5 dello stesso testo di legge);
– alla prestazione di una cauzione, costituita anche da polizza fideiussoria, emessa da un istituto bancario o da una società di assicurazione, per un importo superiore del 10% al valore venale del bene, come accertato in sede di rilascio dell’attestato (questa non è richiesta per i beni appartenenti allo Stato ed alle amministrazioni pubbliche, mentre le istituzioni di particolare importanza culturale possono essere esonerate dall’obbligo in questione da parte del Ministero).
In caso di rilascio, nell’attestato di circolazione temporanea è riportato il termine entro il quale deve necessariamente avvenire il rientro dei beni entro i confini nazionali; termine che non può mai essere superiore a 18 mesi.
Per le mostre e le esposizioni che, invece, si tengono al di fuori del territorio dell’Unione europea, in aggiunta all’attestato di circolazione temporanea, è previsto anche il rilascio di una licenza di esportazione temporanea dei documenti (art. 74, comma 4).