SCARTO ARCHIVISTICO
Lo scarto è l’operazione mediante la quale parte della documentazione di un archivio viene destinata all’eliminazione ed ha per oggetto tutti quei documenti che hanno esaurito la loro validità amministrativo-giuridica e non si ritiene possano essere meritevoli di conservazione permanente quali fonti per la ricerca storica presente e futura. Si tratta, dunque, di un’operazione che è necessaria sia per la tenuta ordinata dell’archivio e sia per la garanzia di un’adeguata conservazione della documentazione storica.
La selezione tra la documentazione da scartare e quella da conservare, che è alla base dello scarto, è un’operazione molto delicata in quanto ha conseguenze irreversibili, vista la perdita definitiva dei documenti scartati.
È opportuno, pertanto, affidarla ad archivisti professionisti oppure a persone in possesso di adeguate competenze in campo archivistico, e svolgerla in maniera conforme alle indicazioni riportate nello specifico massimario di scarto il quale, in correlazione con il titolario di classificazione, è lo strumento che indica il tempo di conservazione di ogni serie o tipologia di documenti prodotta nel corso dell’attività di ciascun ente, nonché i criteri e le regole da adottare per evitare il rischio di scelte non coerenti o arbitrarie nell’individuazione dei documenti da eliminare.
L’art. 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), dispone, al riguardo, che ogni soggetto pubblico deve dotarsi di un apposito piano di conservazione.
A tal proposito si rimanda alla pagina Strumenti di gestione documentale per informazioni e sussidi utili all’organizzazione e alla gestione della revisione documentale per gli enti ivi riportati.
Il procedimento di autorizzazione
L’eliminazione di documenti di archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale è soggetta alla preventiva e vincolante autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica, secondo quanto disposto dall’art. 21, c. 1, lett. d), del d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio).
L’ente pubblico o il soggetto privato interessato devono presentare alla Soprintendenza archivistica e bibliografica apposita istanza corredata (per gli enti pubblici) da atto deliberativo o determina dirigenziale che motivi la decisione allo scarto ed alleghi l’elenco dettagliato della documentazione da scartare, redatto mediante la compilazione del foglio Excel appositamente predisposto dalla Soprintendenza in tutti i suoi campi. È possibile inviare in visione preventiva e in via informale l’elenco del materiale da scartare prima della predisposizione dell’atto di scarto agli indirizzi email eleonora.baddour@cultura.gov.it, cristina.dalmolin@cultura.gov.it oppure francesca.mambrini@cultura.gov.it.
La Soprintendenza, valutato il materiale oggetto della stessa, ai sensi dell’allegato 1 del D.P.C.M. 22 dicembre 2010 n. 271, ha l’obbligo di concludere il procedimento entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta, fatta salva la richiesta del Soprintendente di maggiori informazioni, che interrompe il termine citato.
A valutazione esperita la Soprintendenza può rilasciare un’autorizzazione totale o parziale motivando, in quest’ultimo caso, le ragioni alla base dell’ esclusione dallo scarto dei documenti indicati mentre l’ente proponente, ai sensi del D.P.R. 8 gennaio 2001 n. 37, ribadito anche con lettera circolare n.5/2007 dalla Direzione Generale per gli Archivi, può stabilire in proprio le modalità di cessione dei documenti d’archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, con la possibilità di rivolgersi sia alla Croce Rossa Italiana, sia alle organizzazioni di volontariato o ad altri operatori. Va rimarcato, peraltro, che è necessario garantire la distruzione (con qualunque mezzo ritenuto idoneo) della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri, con particolare attenzione ai documenti contenenti particolari categorie di dati personali a cui fa riferimento l’art.9 del Reg. UE 4 maggio 2016 n. 679 (i dati sensibili). Qualora non sia possibile cedere il materiale ad una cartiera, alla Croce Rossa Italiana o alle organizzazioni di volontariato, l’ente individua una Ditta privata, autorizzata a svolgere il servizio di trasporto, smaltimento o recupero ai sensi del D.Lgs. n. 152/2006.
Il verbale di avvenuta distruzione degli atti deve riportare: l’autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero ed il peso complessivo dei pezzi da eliminare, la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti a non farne un uso diverso evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti. Copia del verbale di avvenuta distruzione degli atti deve, infine, essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.