ESTERNALIZZAZIONE DEI SERVIZI (OUTSOURCING) E TRASFERIMENTO AD ALTRE PERSONE GIURIDICHE
Ai sensi dell’art. 21 c. 1 lett. e del Codice dei beni culturali e del paesaggio, il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale, è soggetto all’autorizzazione della Soprintendenza, a prescindere che comporti o non comporti uno spostamento fisico del bene.
Rientrano in questa tipologia, a titolo esemplificativo e non esaustivo, tutti gli interventi che prevedono il trasferimento della titolarità, della custodia o della detenzione qualificata del complesso archivistico, nonché delle connesse responsabilità in favore di una diversa persona giuridica: l’esternalizzazione dei servizi archivistici accompagnata dal trasferimento della custodia (outsourcing – vedi più sotto in questa pagina), il deposito stabile presso soggetti terzi, nonché qualsiasi altra forma di cessione, affidamento o altro trasferimento di complessi archivistici sottoposti a tutela in favore di fondazioni, istituti culturali, società, enti ecclesiastici, associazioni o altri soggetti privati.
Alla medesima disciplina sono assoggettati anche i trasferimenti tra amministrazioni pubbliche che comportino il passaggio delle predette posizioni giuridiche a una diversa persona giuridica pubblica, ad esempio il trasferimento di archivi comunali ad altri enti territoriali ovvero il trasferimento degli archivi di enti soppressi alle amministrazioni subentranti.
Il processo di esternalizzazione di un archivio (outsourcing) è l’affidamento a terzi dell’organizzazione e della gestione dei servizi che lo caratterizzano al fine di migliorarne l’efficienza e la qualità. Deve avvenire in collaborazione tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali.
In particolare, gli enti e gli istituti pubblici interessati sono chiamati a garantire l’osservanza delle normative riguardanti:
- l’accesso alla documentazione corrente e di deposito (L. 7 agosto 1990, n. 241);
- la consultabilità, a fini storici, degli atti conservati negli archivi (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, artt. 122-124 e 127);
- la formazione, l’archiviazione e la trasmissione dei documenti informatici (D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.; DPCM 13 dicembre 2014 – Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005);
- la gestione elettronica dei documenti e la registrazione di protocollo (D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e d.lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005).
Tale operazione, che può determinare o meno il trasferimento dell’archivio all’esterno della sede, è soggetta all’autorizzazione preventiva della Soprintendenza, ai sensi dell’art. 21 c. 1 lett. e) del d.lgs. 42/2004.
La richiesta deve contenere le seguenti informazioni:
- le modalità con cui si intende realizzare lo spostamento
- i dati identificativi dell’azienda privata affidataria
- il luogo dove si intende spostare il bene;
- l’elenco del materiale da trasferire, con indicazione della tipologia, degli estremi cronologici e della consistenza;
- le motivazioni per le quali si presenta la richiesta;
- le caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti;
- gli elaborati grafici dei locali;
- la dichiarazione da parte degli uffici competenti che i locali ove si sposta il bene non si trovano in zona esondabile, qualora lo stesso sia ubicato ai piani terreno, seminterrato o interrato (soluzioni in ogni caso fortemente sconsigliate).
Si segnalano alcune risorse utili sul tema dell’outsourcing:
- un gruppo di studio dedicato al tema dell’outsourcing, promosso dalla Direzione generale Archivi e dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana, ha elaborato alcuni documenti utili:
- la stessa Direzione generale Archivi, unitamente all’Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti (AIDOC) ha predisposto, nel 2006, delle specifiche linee guida per la scelta del soggetto affidatario che possono aiutare gli archivi interessati, ferme restando le novità normative che possono essere sopraggiunte negli anni e che devono necessariamente essere tenute in considerazione.