TRASFERIMENTO DI PROPRIETÀ E COMMERCIO DOCUMENTARIO
La vendita o il commercio di archivi o singoli documenti, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto, deve avvenire nel rispetto di quanto previsto dalla legge, al fine di evitare il compimento di azioni integranti gli estremi di reato o comunque passibili di sanzioni.
In particolare, per quanto concerne i beni facenti parte del demanio culturale dello Stato o degli altri enti pubblici territoriali (art. 53 del Codice dei beni culturali e del paesaggio), è vietata la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica, ovvero di tutti quei documenti indirizzati ad un ente pubblico o di cui lo stesso abbia acquisito, a qualunque titolo, la proprietà.
Sono, invece, esclusi dal divieto i documenti pubblici diretti a soggetti privati e quelli delle persone giuridiche private senza scopo di lucro, compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, i quali possono essere venduti in presenza di una preventiva autorizzazione da parte della Soprintendenza (art. 56), necessaria anche in assenza di una dichiarazione di interesse culturale.
In particolare la vendita o il commercio di documenti e beni librari privati è consentita nei limiti e con le procedure previsti dagli artt. 59-63 del d.lgs. n. 42/2004. Nello specifico gli esercenti il commercio di documenti, i titolari delle case d’asta ed i pubblici ufficiali devono:
- tenere sempre aggiornato ed esibire, a richiesta del Soprintendente, il registro di cose antiche ed usate compilandolo secondo le modalità specificate nel D.M. 15 maggio 2009, n. 95;
- comunicare alla Soprintendenza archivistica e bibliografica l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa (art. 63) e preferibilmente con congruo anticipo, al fine di consentire alla Stessa il compimento degli accertamenti necessari a fugare gli eventuali dubbi in merito alla provenienza ed alla commerciabilità dei beni.
I privati proprietari, possessori o detentori di archivi che acquisiscono in qualsiasi modo documenti di presumibile interesse storico hanno, invece, l’obbligo di comunicare l’acquisizione alla Soprintendenza archivistica e bibliografica entro 90 giorni dall’acquisizione.
Le comunicazioni di disponibilità in vendita o di acquisizione devono comprendere: la descrizione del documento, il prezzo di vendita, l’indicazione della provenienza e la documentazione fotografica.
Entrambe le categorie di soggetti, poi, in caso di vendita di beni dichiarati, hanno l’obbligo di presentare denuncia alla Soprintendenza entro 30 giorni dall’atto di passaggio di proprietà (mentre la citata comunicazione di vendita di cui all’art. 63 del d.lgs. n. 42/2004 è necessaria per tutti i documenti, la denuncia di vendita è, infatti, obbligatoria soltanto per i documenti di cui sia stato dichiarato l’interesse storico).
La denuncia deve necessariamente contenere tutte le informazioni e i dati previsti dall’art. 59 del d.lgs. n. 42/2004 in forma completa e precisa, pena la nullità.
In caso di commercio o di vendita di beni non ancora dichiarati di interesse culturale, entro 90 giorni dalla ricezione delle suddette comunicazioni, la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse culturale degli stessi con la conseguente loro sottoposizione, in via cautelare, all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal citato d.lgs. n. 42/2004.
Essi, pertanto, in tale circostanza, non possono essere spostati, ceduti, esportati, smembrati.
In occasione, invece, della vendita di beni dichiarati di interesse storico, entro 60 giorni dalla sua denuncia (o 180 giorni in caso di denuncia omessa, tardiva o incompleta decorrenti dal momento della sua regolarizzazione), lo Stato può esercitare la prelazione sugli stessi. In pendenza di detto termine, l’atto di alienazione rimane condizionato sospensivamente e all’alienante è vietato consegnare i beni all’acquirente (art. 61).
Sempre limitatamente ai beni dichiarati di interesse culturale, anche qualora siano trascorsi inutilmente i termini per la prelazione, il venditore ha comunque l’obbligo di ottenere l’autorizzazione preventiva della Soprintendenza prima della consegna del bene, la quale viene concessa a seguito dell’accertamento dell’esistenza dei necessari requisiti di sicurezza della nuova sede di conservazione.
Infine si ricorda che, in caso di illecita alienazione, sottrazione o estrazione dall’archivio ove sono custoditi di documenti pubblici o comunque tutelati, gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli (art. 164).