SPOSTAMENTO E TRASFERIMENTO
È soggetto all’autorizzazione della Soprintendenza lo spostamento, anche temporaneo (art. 21, c. 1 lettera b del Codice dei beni culturali e del paesaggio) di:
- archivi storici e di deposito degli enti e degli istituti pubblici;
- beni bibliografici degli enti e degli istituti pubblici;
- beni mobili dichiarati di interesse culturale appartenenti a privati e a persone giuridiche private senza scopo di lucro (ivi inclusi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti).
Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o sede del detentore dell’archivio (art. 21, c. 2), deve essere denunciato preventivamente al Soprintendente il quale può prescrivere le misure conservative che ritiene opportune per garantire la tutela del bene.
Lo spostamento degli archivi correnti non è, invece, soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunque comunicato alla Soprintendenza.
Va richiesta autorizzazione anche nel caso di:
- trasferimento di proprietà/detenzione ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale, sia nel caso in cui questo comporti un materiale trasferimento degli stessi sia nel caso in cui non lo determini (art. 21, c. 1, lett. e);
- affidamento a terzi dell’archivio (outsourcing).
La procedura di autorizzazione
La richiesta di autorizzazione allo spostamento deve contenere gli elementi sufficienti per consentire alla Soprintendenza di provvedere a tutti gli adempimenti amministrativi necessari all’autorizzazione.
In particolare essa deve indicare:
- il luogo dove si intende spostare il bene;
- le motivazioni per le quali si presenta la richiesta;
- le caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti;
- gli elaborati grafici dei locali;
- la dichiarazione da parte degli uffici competenti che i locali di deposito non si trovano in zona esondabile, qualora lo stesso sia ubicato ai piani terreno, seminterrato o interrato (soluzioni in ogni caso fortemente sconsigliate);
- l’elenco del materiale da trasferire, con indicazione della tipologia, degli estremi cronologici e della consistenza;
- le modalità con cui si intende realizzare lo spostamento.
Entro 180 giorni dalla data di ricezione della richiesta (ex D.P.C.M. 18 novembre 2010 n. 231), o 60 giorni in caso di trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici e di archivi privati dichiarati (ai sensi del D.P.C.M. 22 dicembre 2010 n. 271), il Soprintendente emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento, fatta salva l’interruzione del termine nel caso in cui risulti incompleta la documentazione da allegare alla richiesta. In tale circostanza la Soprintendenza ha la facoltà di richiedere la necessaria documentazione integrativa, e il computo del termine riprende a decorrere solo a seguito della presentazione di quest’ultima.
In ogni caso, prima dell’emanazione del provvedimento autorizzativo, il Soprintendente può sempre disporre un sopralluogo da parte di un funzionario dell’Istituto nei locali destinati ad accogliere la documentazione, e può prescrivere le misure che ritiene necessarie per dotare i locali dei requisiti strutturali necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti.
Consulta il documento sui requisiti strutturali delle sedi archivistiche (PDF).
A spostamento avvenuto, l’ente pubblico o il privato proprietario dovranno darne notizia alla Soprintendenza con comunicazione ufficiale a firma del responsabile.