EMERGENZE IN ARCHIVI E BIBLIOTECHE

L’art.1 del Codice dei beni culturali e del paesaggio attribuisce alla Repubblica il compito di tutelare e valorizzare il patrimonio culturale, in attuazione dell’art. 9 della Costituzione, in coerenza con le attribuzioni di cui all’art. 117 della stessa e secondo le disposizioni del predetto Codice.
Pertanto, tutte le diverse realtà costituenti lo Stato sono chiamate a dare il proprio contributo alla realizzazione di tale compito e, in particolare, a garantire la conservazione dei propri beni.

In caso di calamità naturali, quindi, enti e privati che siano proprietari, possessori o detentori di archivi, biblioteche e/o materiale archivistico-bibliografico appartenenti al patrimonio culturale sono tenuti a comunicare alla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Liguria i danni eventualmente subìti, al fine di consentire a quest’ultima l’adozione delle misure necessarie per il salvataggio ed il recupero del materiale.
È preferibile che tale comunicazione avvenga in via autonoma (senza attendere, dunque, la richiesta di comunicazione da parte della stessa) anche in caso di assenza di danni.

Prevenzione

Per fronteggiare in modo efficace qualunque situazione emergenziale è fondamentale l’attività di prevenzione, che si attua mediante:

  • la predisposizione di un adeguato livello di sicurezza sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente in materia
  • il costante monitoraggio ambientale
  • la corretta gestione dei depositi e dei locali di consultazione
  • la cura e il controllo dello stato di conservazione dei materiali.

Per approfondire questi aspetti si rimanda alle Linee guida per la prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi (pagg. 10-25), pubblicate nel 2014 dalla Direzione Generale Archivi.

Il primo aspetto della prevenzione, nonché un fattore fondamentale di mitigazione del rischio in relazione alle emergenze che possono verificarsi, è l’adeguatezza della sede di conservazione dei beni.

A questo scopo la Soprintendenza archivistica e bibliografica del Piemonte e della Valle d’Aosta ha prodotto un Documento sui requisiti strutturali delle sedi archivistiche per informare gli enti e i privati proprietari, possessori, detentori di beni archivistici circa i requisiti strutturali che le sedi di conservazione devono possedere. Queste linee guida, valide per gli archivi ma anche per le raccolte librarie, sono raccomandate al fine di facilitare sia la progettazione degli edifici di nuova costruzione sia l’individuazione dei lavori da porre in essere per l’adeguamento strutturale e funzionale degli edifici già esistenti.

Sono altrettanto opportune, in un programma di prevenzione, l’analisi dei locali che custodiscono la documentazione e dei rischi collegati e la conseguente elaborazione di un Piano di emergenza, che prefiguri i comportamenti da tenere nel caso in cui l’emergenza dovesse effettivamente verificarsi. Sul Piano di emergenza e il suo contenuto essenziale si rimanda a due circolari del Ministero per i Beni e le Attività Culturali:

Nel 2016 la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia ha predisposto il Piano di conoscenza per la sicurezza di archivi e biblioteche riguardante le misure di protezione dei beni in archivi e biblioteche atte ridurre quanto più possibile gli impatti derivanti da rischi di varia natura e dimensione, con particolare attenzione agli eventi accidentali, che obbligano ad azioni di carattere eccezionale per la salvaguardia dei beni tutelati e conservati.

Risulta imprescindibile, inoltre, la predisposizione, da parte del responsabile dell’archivio, di un inventario topografico che riporti le collocazioni di tutte le serie documentarie dell’ente.
È opportuno che questo venga abbinato ad un altro documento, comprensivo di piante, in cui, in linea con il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), vengono analizzate le criticità dei locali e riportate le caratteristiche degli impianti ivi presenti.

L’inventario topografico e le descrizioni dei locali sono alla base dell’attività di prevenzione e della redazione del Piano di emergenza.

Pronto intervento

Nelle già citate Linee guida per la prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi, pubblicate dalla Direzione Generale Archivi nel 2014, si trovano importanti indicazioni su come prepararsi e affrontare l’emergenza (pagg. 26-42). Una sintesi delle linee guida, realizzata dalla nostra Soprintendenza, con particolare riguardo alle azioni da porre in essere subito dopo l’emergenza, è disponibile qui: SAB Liguria – Linee guida per la gestione delle emergenze. Sintesi.

Si riportano di seguito alcune buone pratiche da seguire in occasione di inondazioni ed eventi sismici.

Sia in caso di allagamento che di rischio terremoto, nel caso in cui si debbano abbandonare i locali o per inagibilità degli stessi ed il timore di crolli:

• disarmare gli impianti antincendio a gas;
• chiudere l’impianto dell’acqua onde evitare possibili rotture di tubi, con il conseguente allagamento dei locali e relativi danni per la documentazione;
• disattivare l’impianto elettrico, compreso il sistema antintrusione se l’edificio è collocato in zone in cui è interdetto l’accesso al pubblico e che sono presidiate dalle forze dell’ordine o dalla Protezione civile (per esempio le “zone rosse” di città e paesi terremotati).

Nel caso di inondazioni o di allagamenti, la documentazione va estratta immediatamente dai locali interessati e trasportata in ambienti asciutti. Dopodiché vanno seguite due strade:

  • solo per il materiale a stampa in carta non patinata, umido o quasi asciutto: interfoliare i documenti con carta assorbente bianca (circa un foglio ogni 20 pagine) ed asciugarli all’aria senza appenderli o impilarli. Si tratta di una procedura dal costo modesto e attuabile da tutti gli operatori.
  • tutti gli altri documenti: congelare i documenti dopo averli impacchettati uno per uno e affidarli a una ditta specializzata che provvederà ad estrarne l’umidità tramite liofilizzatori, ottenendo così pezzi perfettamente asciutti dai quali le tracce di fango possono poi essere eliminate con la semplice spazzolatura.

La tempestività di queste operazioni è fondamentale per impedire danni irreparabili alla struttura del supporto cartaceo, che sarebbero ancora più gravi qualora l’acqua trasportasse con sé fango o agenti inquinanti. Per un recupero definitivo il materiale va comunque affidato a laboratori specializzati nella disinfezione (necessaria per prevenire l’insorgere di muffe) e nel restauro.

In caso di terremoto, nel caso in cui il locale nel quale è conservata la documentazione sia crollato o sia stato gravemente danneggiato e quest’ultima sia sepolta dalle macerie, si raccomanda di proteggere il meglio possibile il materiale superstite dalle intemperie e soprattutto dalla pioggia, coprendo le macerie con teli di plastica o mezzi simili.

La documentazione d’archivio coperta da polvere, calcinacci, mattoni può essere, infatti, nella maggior parte dei casi, recuperata e riordinata, mentre tale intervento è molto più difficile quando le carte abbiano assorbito polvere e detriti trasformati in fanghiglia.

Risorse utili

Ultimo aggiornamento: 20 marzo 2026