DONAZIONI A FAVORE DEGLI ARCHIVI DI STATO
La Direzione generale Archivi con le circolari n.n. 16 e 17, rispettivamente, del 30 e 31 marzo 2017, a cui ha fatto poi seguito, per le opportune precisazioni, la circolare n. 1 del 10 gennaio 2020, ha chiarito gli aspetti salienti del procedimento di donazione di materiale archivistico a favore degli Archivi di Stato ed ha definito i criteri generali, che devono guidare quest’ultimi nella formulazione della necessaria valutazione di quanto donato.
Ebbene, alla luce dei riferimenti appena menzionati, è possibile affermare che l’iter attraverso il quale si perfeziona il negozio giuridico di cui sopra, risulta costituito dai seguenti passaggi:
1) Proposta di donazione
È la manifestazione di volontà del/i proponente/i al Dirigente dell’Archivio di Stato individuato come beneficiario.
Avviene mediante dichiarazione formale dalla quale devono risultare:
- le generalità del proponente (nome, cognome, codice fiscale, ecc);
- la piena proprietà e la libera disponibilità del materiale oggetto della proposta di donazione;
- il valore economico dei singoli beni (va specificato per ognuno di essi poiché la mancanza di tali indicazioni rende invalida la donazione sebbene stipulata con atto pubblico).
Il proponente, dunque, deve indicare quest’ultimo in maniera precisa e non simbolica specificando, altresì, se tale valore sia o meno da ritenersi modico secondo quanto disposto dall’art. 783 del c.c., ai sensi del quale è da considerarsi tale la donazione che, considerate le condizioni economiche del donante, non incide in modo apprezzabile sul patrimonio del medesimo.
Al riguardo giova rimembrare l’abrogazione dell’art. 12, co. 1 del D.L. 8 agosto 2013, n. 91, convertito, con modificazioni, dalla L. 7 ottobre 2013, n. 112, che aveva indicato in 10.000 euro la soglia di valore delle donazioni di modica entità destinate ai beni ed alle attività culturali (valore che comunque si riferiva alle donazioni in denaro e non a quelle aventi ad oggetto beni di diverso genere). Tale abrogazione ha reso tale parametro solo un criterio di valutazione di mero fatto, che non esime, dunque, l’ufficio beneficiario da un’istruttoria specifica e da un’adeguata motivazione in merito agli esiti dell’accertamento condotto.
Alla suddetta dichiarazione formale vanno poi allegati:
- una copia fotostatica non autenticata di un documento d’identità del proponente;
- l’elenco di consistenza del materiale oggetto della proposta.
Qualora poi la donazione non sia di modico valore è necessario, altresì, che il proponente produca la dichiarazione di consenso alla donazione da parte di eventuali eredi.
Nella proposta è importante, infine, che il proponente dichiari la propria consapevolezza in merito alle conseguenze che potrebbero derivargli, ai sensi degli artt. 75 e 76 del D.P.R. n. 445/2000, in caso di dichiarazioni che dovessero poi risultare non veritiere in sede di controllo.
2) Verifiche di procedibilità
Il Dirigente dell’Archivio di Stato che riceve la proposta di cui sopra, effettua le verifiche di procedibilità previste dalla legge; accerta cioè il rispetto delle formalità richieste per la proposta (ai sensi degli artt. 38 e 47, c.1 del D.P.R. 445/2000) e la veridicità delle dichiarazioni ivi contenute (in caso di non veridicità le conseguenze a cui va incontro il proponente sono quelle riportate negli artt. 75 e 76 del citato D.P.R.).
Gli esiti di tale controllo vengono trasmessi al Soprintendente archivistico e bibliografico competente per territorio.
3) Istruttoria del Soprintendente
Ricevuti gli esiti del suddetto controllo il Soprintendente effettua l’istruttoria di legittimità e di merito volta a verificare:
- la correttezza dei dati forniti dal proponente;
- l’interesse culturale ed il valore economico del materiale oggetto della donazione.
In merito a quest’ultimo aspetto, si segnala che:
- il Soprintendente è chiamato ad esprimere il proprio parere circa la congruità dello stesso ed a dichiarare l’opportunità per lo Stato di procedere alla donazione;
- viste le esigenze connesse alla riduzione della spesa pubblica per le locazioni passive e, al contempo, la crescente carenza di spazi a disposizione degli Istituti, è opportuno accettare soltanto donazioni di materiale archivistico che, a prescindere dal valore economico, rivesta comunque un rilevante interesse culturale.
Allorché tale materiale risulta già riconosciuto di interesse culturale, non sorge la necessità per le Soprintendenze di raccogliere altri elementi istruttori; nel caso in cui l’interesse storico non fosse già stato dichiarato, è necessario l’espletamento di una preventiva verifica della sussistenza dello stesso, verifica i cui risultati devono essere motivati e comunicati all’atto della proposta di donazione.
Gli esiti dell’istruttoria vengono inoltrati al Servizio II della Direzione generale Archivi.
4) Comunicazione al proponente dell’avvio dell’iter
Contestualmente alla trasmissione degli esiti la Soprintendenza comunica al proponente l’avvio dell’iter per l’autorizzazione all’accettazione della donazione.
5) Disponibilità ad accettare la donazione da parte del direttore dell’Archivio di Stato
Contestualmente alla suddetta comunicazione da parte della Soprintendenza, il Dirigente dell’Archivio di Stato esprime la sua disponibilità ad accettare la donazione.
Questa deve necessariamente conseguire ad un’attenta valutazione:
- degli spazi disponibili nei depositi, che devono risultare tali da consentire l’accoglimento dei futuri versamenti, in ossequio a quanto disposto dall’art. 41 del d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42;
- della documentazione proposta in dono, sulla scorta dei criteri generali della pertinenza e dell’integrazione del patrimonio dell’Archivio di Stato interessato. Al riguardo è necessaria una ricognizione preventiva del materiale documentale al fine di verificarne il buono stato di conservazione e l’inclusione dell’intero nucleo documentario al fine di evitare dispersioni o successive integrazioni. Qualora, poi, dovesse risultare necessaria la selezione del materiale, dovrà essere effettuata in anticipo rispetto alla formalizzazione della donazione.
Invece, nel caso in cui il materiale proposto in dono non costituisca una significativa integrazione al patrimonio nazionale degli Archivi di Stato, ma abbia comunque un interesse storico, potranno essere indicate al proponente le istituzioni pubbliche presenti sul territorio eventualmente interessate alla sua conservazione. Per quanto concerne la documentazione di natura bibliografica, dovrà, invece, procedersi all’accoglimento da parte dell’istituto archivistico soltanto nel caso in cui la documentazione costituisca una testimonianza inscindibile dell’attività del soggetto produttore.
Laddove, invece, venissero proposte in dono esclusivamente raccolte bibliografiche, quest’ultime possono essere prese in considerazione soltanto se non rappresentino un eccessivo ingombro e possano significativamente arricchire la collezione della biblioteca dell’istituto archivistico destinatario della proposta.
La nota viene indirizzata alla Soprintendenza, al Servizio II della Direzione generale archivi e, per conoscenza, al donante.
6) Valutazione del Dirigente del Servizio II
Il Dirigente del Servizio II, sulla scorta degli esiti istruttori che gli pervengono, valuta se sottoporre la questione al competente Comitato tecnico scientifico (al fine di acquisirne il parere) o se proporla direttamente al Direttore generale.
7) Provvedimento di autorizzazione all’accettazione della donazione
Il Direttore generale Archivi, sulla scorta dell’istruttoria compiuta dagli uffici, centrali e periferici e del parere, eventualmente, reso dal Comitato tecnico scientifico, adotta il provvedimento di autorizzazione all’accettazione della donazione.
8) Stipulazione del contratto
Il donante ed il Dirigente dell’Archivio di Stato beneficiario della donazione, stipulano il contratto (si veda il modello elaborato dalla Direzione generale Archivi contenuto nell’allegato alla nota n. 17 del 31 marzo 2017) dinanzi ad un notaio con la presenza di due testimoni.
Tale atto può tuttavia essere stipulato anche gratuitamente dall’ufficiale rogante esistente presso l’Istituto.
La registrazione dell’atto invece, in entrambi i casi, è a titolo gratuito.
Una copia dell’atto va poi trasmessa alla Direzione generale Archivi.
Nel caso di donazioni di modico valore la donazione può perfezionarsi anche con la sola accettazione della proposta di donazione del Direttore dell’archivio di Stato, previa autorizzazione del Direttore generale Archivi. Quindi, per il perfezionamento della destinazione basta, in caso di beni di modico valore, lo scambio di manifestazioni di volontà delle parti interessate a cui deve conseguire anche la materiale consegna dei beni.
9) Registrazione in ingresso del materiale archivistico
L’Archivio donatario deve prendere in carico il materiale archivistico registrando in ingresso il materiale pervenuto.
In particolare tale documentazione va assunta in carico nel conto generale del patrimonio dello Stato e di ciò va redatto un apposito verbale che va trasmesso alla Direzione generale Archivi.
Alla chiusura dell’esercizio finanziario, l’intervenuto incremento viene registrato sul prospetto riassuntivo annuale delle variazioni intervenute nel materiale considerato immobile agli effetti inventariali (Mod. 15 C.G.).
L’Istituto al tempo stesso, una volta ricevuto il materiale, provvede a:
- informare gli utenti, anche tramite il proprio sito internet istituzionale, della nuova acquisizione;
- programmare le attività di conservazione e valorizzazione del bene ricevuto.
Per ulteriori aspetti relativi alla tematica in questione (comproprietà dei beni oggetto della donazione; accettazione di una quota pro indiviso della proprietà di un compendio archivistico) si rimanda alle circolari di cui sopra mentre si rimanda alla nota della Direzione generale Archivi prot. n. 13269 del 25 luglio 2022 per le ultime precisazioni procedurali in materia.