DONAZIONI DI MATERIALE BIBLIOGRAFICO

La donazione del materiale bibliografico avviene secondo le modalità previste dal regolamento di ogni singola biblioteca.

Quelle di seguito riportate sono, dunque, delle mere indicazioni relative a: le più adeguate modalità di presentazione dell’offerta; i criteri su cui fondare la valutazione dell’offerta e la conseguente decisione in merito all’accettazione del materiale; l’iter attraverso il quale procedere materialmente alla stessa; la gestione del materiale donato con particolare riferimento al trattamento inventariale e catalografico, ed ogni altro aspetto significativo della fattispecie in questione.

La presentazione dell’offerta

È opportuno che l’offerta di donazione venga presentata all’Istituto destinatario o tramite un modulo appositamente predisposto dallo stesso oppure mediante una “lettera di intenti” corredata da:

• le indicazioni sulla titolarità del donante (dati anagrafici ed indicazioni concernenti lo status rivestito; ad esempio: possessore, erede, curatore);
• la disponibilità dello stesso ad un’eventuale donazione parziale;
• le modalità che si propongono per la consegna del materiale offerto in dono;
• l’eventuale disponibilità a delegare la biblioteca allo smaltimento del materiale non accettato o a farsi carico del ritiro dello stesso;
• un elenco del materiale oggetto della donazione (contenente almeno i dati bibliografici essenziali: autore, titolo, anno di edizione);
• una descrizione dettagliata dello stesso.

All’interno di quest’ultima si consiglia poi di specificare (soprattutto nel caso in cui l’oggetto della donazione sia un fondo librario):

• la tipologia del materiale (volumi moderni e antichi, periodici, ecc.);
• lo stato di conservazione;
• una stima quantomeno complessiva del suo valore (distinguendo, laddove necessario e/o possibile, tra libri rari e di pregio e libri che non rientrano in tali categorie).

La valutazione della stessa

L’accettazione (anche parziale) dell’offerta e l’iter che ne consegue necessitano della propedeutica e positiva valutazione da parte della biblioteca destinataria dell’offerta, la quale dovrebbe provvedere all’esperimento della stessa sulla base dei criteri che seguono, ovvero:

• la rilevanza scientifica, culturale e/o antiquaria del materiale (sia esso un intero fondo o singoli volumi);
• la conformità dello stesso rispetto al contesto disciplinare nonché allo sviluppo omogeneo e coerente delle collezioni presenti all’interno della struttura;
• l’effettivo arricchimento del patrimonio della biblioteca;
• la disponibilità di spazi sufficienti ed adeguati all’accoglimento dei beni ed alla loro corretta conservazione;
• l’effettivo stato di conservazione del materiale, la possibilità di un suo mantenimento nel medio e lungo periodo e/o l’eventuale necessità di un restauro;
• la sostenibilità degli oneri derivanti dal trattamento inventariale e catalografico e di tutte le altre spese eventualmente correlate alla donazione (trasloco, acquisto di arredi, gestione, ecc.);
• le eventuali condizioni poste dal donante per la gestione (per quanto concernono ad esempio, le condizioni di conservazione e consultazione) o i vincoli che impongono l’accettazione integrale del materiale.

A ciò poi va aggiunta una maggiore attenzione nella valutazione dell’accettazione di:

• duplicati di titoli già posseduti (vanno accettati solo in caso di reale utilità);
• volumi di pregio o comunque di particolare interesse bibliografico, ma in cattivo stato di conservazione;
• fascicoli o annate isolate di riviste (la biblioteca può optare per l’acquisizione dei fascicoli mancanti di pubblicazioni laddove gli stessi dovessero consentire il completamento delle proprie collezioni);
• materiali in formati speciali, letteratura grigia, materiale d’archivio ed ogni altra tipologia documentaria eventualmente presente.

Al termine della valutazione, qualora l’offerta dovesse soddisfare solo in parte le condizioni suddette, l’Istituto può proporre al donante l’accettazione del solo materiale di interesse (che si provvede ad indicare), ferma restando la possibilità per il donante di ritirare la propria proposta, laddove contrario, o di confermarla nei termini originari.

Nel primo caso non rientra nella responsabilità della biblioteca donataria la gestione del materiale escluso dalla selezione e così rimasto in gestione al donante; nel secondo caso, la biblioteca può riservarsi la possibilità di gestire il materiale non selezionato senza alcun vincolo nei confronti del donante (destinazione ad altre biblioteche, smaltimento, ecc.).

In entrambi i casi le facoltà di cui sopra devono già essere state esplicitate all’interno del modulo appositamente predisposto dai responsabili dell’Istituto per la donazione (si rimanda, a titolo esemplificativo, alla fine della pagina, al modulo predisposto dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica) e/o nell’atto pubblico previsto dalla legge per tale istituto.

Allo stesso modo la biblioteca ha la facoltà di respingere l’offerta nel caso in cui la medesima non dovesse essere in linea con i criteri sopra enunciati.

L’accettazione

Le modalità di accettazione della donazione possono farsi dipendere dal valore patrimoniale della donazione (la cui determinazione è anch’essa affidata alle disposizioni del regolamento della biblioteca interessata).

Laddove, infatti, la proposta del donante avesse ad oggetto beni di entità e valore modesti o comunque non particolarmente rilevanti dal punto di vista storico, culturale o antiquario, la decisione in merito alla stessa può essere affidata anche al solo responsabile coordinatore della biblioteca o, comunque, ad una figura similare (dipende dall’organigramma interno del singolo Istituto e da quanto disposto, sul punto, dal regolamento del medesimo) sentito il responsabile scientifico (o, comunque, quello di settore nelle biblioteche più grandi).

Qualora, invece, la proposta di donazione dovesse risultare consistente sul piano quantitativo o concernere beni di valore significativo, è opportuna la rimessione della decisione in merito alla stessa nelle mani del direttore dell’Istituto, sentito il consiglio scientifico ove presente.

Sul piano strettamente formale nel primo caso, per il perfezionamento della donazione, può ritenersi sufficiente la sola accettazione della proposta (e dunque lo scambio delle manifestazioni di volontà delle parti interessate) a cui deve però conseguire anche la materiale consegna dei beni.

Invece, nel caso di donazione di valore significativo, è preferibile la stipula di un apposito contratto dinanzi ad un notaio ed alla presenza di due testimoni anche se nulla osta alla stipula (a titolo gratuito) dello stesso da parte dell’ufficiale rogante esistente presso l’Istituto.

In entrambi i casi, la registrazione dell’atto è a titolo gratuito ed è opportuno richiedere al donante una dichiarazione liberatoria da conservare agli atti della biblioteca con la quale questi rinuncia a qualsiasi diritto sui beni donati ed a qualsiasi rivendicazione sull’uso che ne viene fatto salvo diversi accordi intervenuti tra le parti al riguardo (tale dichiarazione può essere anche contenuta all’interno del modulo che si fa sottoscrivere al donante).

È opportuna poi la trasmissione di una copia dello stesso alla Direzione generale Biblioteche e diritto d’autore, nonché una comunicazione dell’avvenuta donazione e della materiale consegna dei beni alla Soprintendenza archivistica e bibliografica della Liguria al fine di consentire a quest’ultima lo svolgimento delle funzioni di tutela ad essa attribuite dal legislatore, soprattutto per quanto concerne fondi o singoli volumi di riconosciuto valore storico-culturale.

I beni librari vanno, infatti, tutti gestiti secondo opportune ed efficienti modalità di conservazione e gestione, ma per quelli a cui poc’anzi si è fatta menzione, a maggior ragione, è richiesto il rispetto delle norme di conservazione, tutela e valorizzazione previste dal legislatore, dal MiC e dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica territorialmente competente.

La gestione

La gestione del materiale bibliografico, il trattamento inventariale e catalografico e tutti gli altri aspetti di carattere amministrativo sono anch’essi demandati al regolamento interno della singola biblioteca.

Pertanto, il materiale accettato in dono può essere sottoposto a tutte le operazioni amministrative e gestionali (quali la valutazione ed inventariazione del materiale antico e/o di pregio, la catalogazione, la disponibilità alla consultazione e al prestito, il restauro, la dislocazione, lo scarto, ecc.) dettate dalle norme interne, fermo restando l’osservanza delle già menzionate disposizioni dettate dal legislatore per la tutela dei beni librari e senza alcun obbligo nei confronti del donante, fatte salve le eventuali restrizioni previste dalle clausole accettate all’atto della donazione.

Donazioni alla biblioteca SAB-Liguria

Anche la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Liguria dispone di una biblioteca catalogata sul polo regionale SBN LIG. La biblioteca accetta donazioni di singoli volumi, in coerenza con le sue aree di specializzazione.