CONSULTAZIONE DI ARCHIVI
Il D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, all’art. 127, prevede, a carico del privato proprietario, possessore o detentore, a qualsiasi titolo, di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante, l’obbligo di consentire allo studioso che ne faccia motivata richiesta, tramite il competente soprintendente archivistico, la consultazione dei citati documenti secondo le modalità concordate tra quest’ultimo ed i privati stessi.
Tale principio generale presenta, tuttavia, alcune eccezioni.
Infatti, come indicato dall’art. 123:
- l’eventuale autorizzazione alla consultazione del materiale di natura riservata è di competenza del Ministero dell’interno per il tramite della Prefettura competente per territorio;
- i privati proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale possono inoltre porre la condizione di non consultabilità per tutti o parte dei documenti dell’ultimo settantennio.
Sono inoltre esclusi dalla consultazione, come prescritto dall’art. 125:
- i singoli documenti relativi alla politica estera o interna dello Stato (dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’interno tramite una declaratoria di riservatezza), che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati particolari indicati dall’art. 9 del Reg. UE n. 679 del 27 aprile 2016 (quelli che una volta erano chiamati “dati sensibili”) nonché i dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del predetto regolamento comunitario (gli ex “dati giudiziari”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate, che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.
Per quanto attiene agli archivi degli enti pubblici, la consultazione viene concordata direttamente con i medesimi, presso i quali è spesso presente un regolamento per l’accesso alla documentazione amministrativa (archivio corrente e di deposito) e, ove sia stato costituito un archivio storico, anche uno specifico servizio. La Soprintendenza può facilitare il rapporto con l’ente accogliendo la domanda di consultazione redatta sul modulo apposito. Il richiedente potrà quindi recarsi presso l’ente con la richiesta di consultazione già vagliata dalla Soprintendenza.
La consultazione di archivi prevede, infine, oltre all’ossequio delle modalità concordate, anche l’obbligo di osservanza:
- del citato Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016 (GDPR) che ha soppiantato il precedente Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196) per quanto concerne, appunto, il trattamento dei dati personali riportati nei documenti;
- delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica che hanno soppiantato il vecchio Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali 14 marzo 2001, n. 8/P/2001). Tale obbligo si configura indipendentemente dalla sussistenza o meno della dichiarazione di interesse culturale degli archivi oggetto della richiesta di consultazione.