COMODATO E DEPOSITO

Ai sensi dell’art. 43 c. 1 del Codice dei beni culturali e del paesaggio  e dell’art. 44 c. 1 lett. d del D.P.C.M. 22 dicembre 2019 n. 169, la Soprintendenza archivistica e bibliografica può disporre il trasporto e la custodia temporanea presso istituti pubblici, di beni archivistici e bibliografici pubblici o privati dichiarati di interesse culturale, al fine di garantirne la sicurezza e assicurarne la conservazione (custodia coattiva).

È possibile inoltre che siano gli stessi proprietari, possessori o detentori del bene ad optare per il deposito dei propri documenti presso un Istituto pubblico che abbia in amministrazione o in deposito raccolte o collezioni artistiche, archeologiche, bibliografiche e scientifiche, per una migliore conservazione e fruizione degli stessi.

Gli archivi e gli istituti pubblici in questione possono dunque ricevere il materiale in comodato dai privati proprietari o in deposito dagli enti pubblici.

Comodato

I direttori degli Archivi di Stato e degli istituti pubblici, al fine di consentirne la fruizione da parte della collettività, possono ricevere in comodato beni di particolare pregio o che rappresentino significative integrazioni delle collezioni pubbliche, previo parere positivo della Soprintendenza ed autorizzazione della Direzione generale competente, purché la loro custodia presso i pubblici istituti non risulti particolarmente onerosa (art. 44, cc. 1-4 del Codice).

Il comodato non può avere durata inferiore a 5 anni e si intende tacitamente prorogato per un periodo pari a quello convenuto, qualora una delle parti contraenti non abbia comunicato all’altra la disdetta almeno due mesi prima della scadenza del termine. Anche prima della scadenza, tuttavia, le parti possono risolvere consensualmente il comodato. I direttori adottano ogni misura necessaria per la conservazione degli archivi ricevuti in comodato, dandone comunicazione al comodante. Le relative spese sono a carico del Ministero ed i beni sono protetti da idonea copertura assicurativa a carico dello Stesso. L’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione dei relativi rischi da parte dello Stato, ai sensi dell’art. 48 c. 5 del Codice.

Deposito

I direttori degli Istituti possono ricevere in deposito (previo parere positivo della Soprintendenza ed autorizzazione della Direzione generale), beni culturali appartenenti ad enti pubblici. Le spese di conservazione e custodia dei beni depositati sono a carico degli enti depositanti. Il procedimento di deposito, presso gli Archivi di Stato, di archivi di enti pubblici è istruito dalla Soprintendenza archivistica e bibliografica competente per territorio, previa deliberazione dell’organo direttivo e compilazione, da parte dello stesso, dell’elenco dei documenti che si intendono depositare. Il rapporto tra ente depositante ed Archivio di Stato è regolato da una convenzione che stabilisce gli obblighi e i diritti delle parti.

Procedura per il comodato o il deposito di un archivio, di una raccolta libraria o di singoli documenti

Nello specifico la procedura per l’autorizzazione al deposito ed al comodato si articola nelle fasi che seguono:

• Richiesta indirizzata alla Soprintendenza da parte del privato proprietario o dell’Ente proprietario, corredata dalla dichiarazione di voler dare, rispettivamente in comodato o in deposito, il proprio archivio, raccolta libraria o singoli documenti nonché dalla descrizione o elenco di consistenza dell’archivio stesso;
• Parere del direttore dell’Istituto ricevente;
• Redazione di una bozza di convenzione fra le parti;
• Trasmissione della richiesta alla Direzione generale Archivi – Servizio II (o alla Direzione generale Biblioteche in caso di beni librari), con parere della Soprintendenza e del direttore dell’Istituto ricevente, corredato di un elenco di consistenza dell’archivio;
• Provvedimento autorizzativo della Direzione generale competente;
• Stipula della convenzione di comodato tra il privato proprietario e l’Istituto ricevente o di deposito fra l’Ente proprietario e l’Istituto ricevente.

Il procedimento si conclude entro 90 giorni dalla presentazione dell’istanza, come previsto dal D.P.C.M. 22 dicembre 2010 n. 271.