ESTERNALIZZAZIONE DEI SERVIZI (OUTSOURCING)
Il processo di esternalizzazione di un archivio (denominato anche outsourcing) è l’affidamento a terzi dell’organizzazione e della gestione dei servizi che lo caratterizzano al fine di migliorarne l’efficienza e la qualità.
Deve avvenire in collaborazione tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali.
In particolare, gli enti e gli istituti pubblici interessati sono chiamati a garantire l’osservanza delle normative riguardanti:
- l’accesso alla documentazione corrente e di deposito (L. 7 agosto 1990, n. 241);
- la consultabilità, a fini storici, degli atti conservati negli archivi (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, artt. 122-124 e 127);
- la formazione, l’archiviazione e la trasmissione dei documenti informatici (D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.; DPCM 13 dicembre 2014 – Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005);
- la gestione elettronica dei documenti e la registrazione di protocollo (D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e d.lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005).
Tale processo può determinare il trasferimento dell’archivio all’esterno della sede. In tal caso trova applicazione la normativa del Codice dei beni culturali per quanto concerne lo spostamento (art. 21, c.1, lett. b) e lo stesso è, dunque, subordinato all’autorizzazione della Soprintendenza.
Nel rimandare alla pagina del sito relativa a tali tematiche si precisa che nella richiesta devono essere indicati, oltre agli elementi ivi indicati, anche tutti i dati identificativi dell’azienda privata affidataria.
Si segnala infine:
- che un gruppo di studio dedicato al tema dell’outsourcing, promosso dalla Direzione generale Archivi e dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana, ha elaborato alcuni documenti utili:
- che la stessa Direzione generale Archivi, unitamente all’Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti (AIDOC) ha predisposto, nel 2006, delle specifiche linee guida per la scelta del soggetto affidatario che possono aiutare gli archivi interessati, ferme restando le novità normative che possono essere sopraggiunte negli anni e che devono necessariamente essere tenute in considerazione.