SCARTO BIBLIOGRAFICO
Lo scarto è l’operazione disciplinata dall’art. 21, comma 1 lett. d) del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) mediante la quale parte del materiale di una biblioteca, a seguito di revisione ragionata, viene eliminato dal patrimonio.
La richiesta
Ai sensi del Codice, sia le biblioteche pubbliche non statali (le biblioteche della regione, delle province, dei comuni, delle aziende sanitarie, dell’università, delle istituzioni scolastiche e di tutti gli enti pubblici territoriali), sia le biblioteche private riconosciute di interesse culturale per procedere allo scarto devono presentare formale richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza archivistica e bibliografica territorialmente competente.
La richiesta, debitamente protocollata e firmata, deve indicare:
- le motivazioni alla proposta di scarto, sia con riferimento allo stato dei singoli documenti (quali l’obsolescenza, la presenza di danni, ecc.), sia in riferimento alle esigenze della biblioteca (necessità di liberare spazio, ecc.);
- i criteri adottati per la selezione del materiale (a titolo di esempio, la presenza di più copie all’interno della struttura oppure la presenza delle pubblicazioni in altre biblioteche del territorio);
- l’esito previsto per lo scarto (il macero, la vendita, lo scambio con altre biblioteche, la donazione alle scuole ed alle associazioni presenti sul territorio, la vendita ai mercatini dell’usato, ecc.).
Deve inoltre essere corredata:
- da una determina del responsabile del servizio;
- dall’elenco dei beni librari che si intendono scartare, il quale deve esser redatto in formato foglio di calcolo (Excel) e deve riportare, ciascuno in un apposito campo, i dati essenziali per l’identificazione dell’edizione e dell’esemplare:
- autore (per le monografie)
- titolo
- luogo di edizione
- editore
- anno (per le monografie) o annata (per i periodici)
- eventuali note di possesso o ex libris, eventuale appartenenza a un fondo unitario
- stato di conservazione
- motivazione dello scarto
- numero di copie possedute
- numero di inventario.
- Per i materiali audiovisivi deve essere predisposto un elenco a parte dove specificare il supporto che li custodisce.
NB: si consiglia l’utilizzo del modello di elenco scaricabile predisposto da questa Soprintendenza, suddiviso per monografie, periodici e audiovisivi.
Si forniscono alcune importanti precisazioni per una maggiore efficienza della procedura:
- Al fine di consentire alla Soprintendenza di elaborare più celermente le proposte ricevute, si richiede che ciascun Istituto (comprese le biblioteche civiche e appartenenti a sistemi bibliotecari) presenti un unico file Excel non superiore alle 700 unità per ogni singola istanza. Per necessità di lavorazione delle richieste non sono ammessi elenchi in formato PDF.
- Non è possibile presentare contestualmente più istanze separate per la stessa biblioteca. Le richieste di autorizzazione allo scarto vanno presentate singolarmente, con un solo file allegato, a distanza di tempo l’una dall’altra. Nello specifico è possibile trasmettere una nuova richiesta soltanto dopo il riscontro di quella inoltrata in precedenza e dunque dopo il rilascio della relativa autorizzazione.
- È possibile favorire una elaborazione più spedita dell’istanza effettuando un esame preliminare della presenza nei cataloghi italiani e locali dei materiali oggetto della richiesta, riportando sul file Excel il numero di localizzazioni di ciascuna pubblicazione in elenco.
Ad ausilio delle richieste si forniscono apposite linee guida elaborate da questa Soprintendenza.
La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere inviata tramite mail esclusivamente alla casella di posta istituzionale sab-lig@cultura.gov.it o all’indirizzo PEC sab-lig@pec.cultura.gov.it.
Il procedimento di autorizzazione
Una volta ricevuta la richiesta, la Soprintendenza procede al vaglio della stessa sulla base di alcuni criteri quali, in particolare:
- la diffusione e, quindi, la reperibilità del materiale di cui si propone lo scarto (la sua eventuale rarità determina, infatti, un interesse pubblico alla conservazione del documento, che va al di là della sua utilità immediata per la biblioteca che lo possiede);
- l’impatto dello scarto sulle collezioni e sui servizi della biblioteca interessata: la Soprintendenza potrebbe non concedere l’autorizzazione qualora lo scarto, pur interessando beni privi di una particolare rarità, risulti tale da pregiudicare il servizio reso al pubblico.
La Soprintendenza archivistica e bibliografica è tenuta a completare la procedura, ai sensi del D.P.C.M. 22 dicembre 2010 n. 271, entro 60 giorni dal ricevimento dell’istanza e, qualora necessario, può:
- decidere di avvalersi della facoltà di effettuare in qualsiasi momento ispezioni, come previsto dall’art. 19 del Codice;
- effettuare verifiche dirette sul materiale di cui si propone lo scarto.
L’eliminazione
Una volta che l’autorizzazione è stata concessa, la biblioteca richiedente deve:
- annullare i timbri, le etichette ed ogni altro segno attestante l’appartenenza dello stesso alla biblioteca;
- eliminare sia dal registro di inventario (mediante atto di sdemanializzazione, ove applicabile) sia dal catalogo il materiale di cui si è ricevuta autorizzazione allo scarto;
- dare comunicazione alla Soprintendenza dell’avvenuto scarto.
Per tutto il materiale bibliografico oggetto di scarto si rammenta la possibilità di donare a biblioteche di altri enti, ad associazioni benefiche o culturali, e di distribuirli al pubblico, mantenendo il macero come ultima soluzione.
Per il materiale di cui lo scarto non è stato autorizzato è sempre possibile (salvo che l’atto di diniego disponga altrimenti, ad esempio quando sia necessario mantenere l’integrità di un fondo) il trasferimento ad altre biblioteche di enti pubblici, con o senza trasferimento di proprietà ai sensi dell’art. 54 c. 3 del Codice, secondo le finalità di ciascun Istituto, dandone preventiva comunicazione alla Soprintendenza.
Quando non presentare richiesta di scarto
Si precisa che:
- non è possibile dare avvio al procedimento descritto per i beni non più presenti in biblioteca a causa di smarrimento, furto, mancata restituzione o distruzione. In presenza di tali situazioni è necessaria una formale presa d’atto tramite, ad esempio, una specifica determina da parte del responsabile del Servizio, anche ai fini dell’espunzione dall’inventario del materiale interessato;
- non è necessaria richiesta di autorizzazione allo scarto per i beni non inventariati, in considerazione del fatto che gli stessi non fanno parte del patrimonio della biblioteca.
Nel caso di danni al materiale comunicare immediatamente con la Soprintendenza.
Consulta la pagina su prevenzione e gestione delle emergenze.